プロジェクト実行計画書を書かないといけないけど、実際何を書けば良いんだろう？とお悩みの方もいらっしゃると思います。
今回はそんな疑問にお応えします。
- プロジェクト実行計画書とは
- プロジェクト実行計画書に定義すべき内容
- プロジェクト実行計画書を作成した後にすべきこと
- プロジェクト実行計画書とプロジェクト憲章の違い
プロジェクト憲章を書いてプロジェクトの目標を定めた。次はプロジェクト実行計画書の作成だ。でも、具体的にどういった内容を記載すれば良いのかまではわからないという方は多いと思います。
この記事ではプロジェクト実行計画書にはどのような内容を記載すれば良いのかを解説します。
プロジェクト実行計画書とは
プロジェクト実行計画書とは、プロジェクトのゴールを達成するまでにどのような手順で作業を実施するかを細かく定めた書類です。
会社によってはプロジェクトマネジメント計画書と呼ぶ場合もあります。
プロジェクト実行計画書を作成することで、ゴールまでの道筋およびその道をどのように進んでいくかが明確になります。
また、初めに計画を立てることで、プロジェクト実行中に自分たちは今どこまで進んでいるかが数値的にも判断でき、問題が大きくなる前に改善策を打つことができるようになります。
プロジェクト実行計画書に定義すべき内容
プロジェクト実行計画書にはどのような内容を記載すれば良いかを解説します。
- スコープ管理
- スケジュール管理
- コミュニケーション管理
- 情報管理
- 構成管理
- 課題管理
スコープ管理
ここではスコープ管理の考え方や手順、管理指標を記載します。
スコープ管理の考え方
どこまでをスコープの範囲と捉えるか、ベースラインは何かを記載します。
例：
・実施するタスク、作成する成果物を定義することでプロジェクトの具体的なスコープを定義する。
・開発前提、業務一覧、機能一覧、成果物一覧をベースラインとしプロジェクト実施前および各フェーズの終了時に顧客と合意する。
・合意した各種一覧の内容に変更が生じる場合は、スコープ変更による不利益（工期遅延、コスト超過、品質劣化）を防ぐために変更管理を実施する。
スコープ管理の手順
どのような手順でスコープ管理を行うかを記載します。
例：
| スコープ定義 | 開発前提、業務一覧、機能一覧、成果物一覧を作成する。
WBSを作成する。 |
|---|---|
| 合意 | スコープ定義で作成した資料をもとに顧客とベースラインを合意する。 |
| 変更管理 | ベースラインから変更になる事象が発生したら、変更管理台帳にその内容を記載する。 |
| 変更管理実施 | 変更管理台帳に基づき変更を実施する。
変更に要する費用を顧客と交渉する。 |
スコープ管理指標
スコープ定義を行う際の管理指標としては以下のようなものが挙げられます。
- DBテーブル数
- ソースコードステップ数
- 画面数
- 帳票数
- バッチ数
- 設計書ページ数
これらの数値を管理することにより、変更管理が発生した際のインパクトがわかるｙ
スケジュール管理
スケジュール管理の考え方や手順、進捗の把握方法、遅延発生時のリカバリ方針を記載します。
スケジュール管理の考え方
どのレベルでスケジュールを管理するのかを記載します。
例：
・大日程：
プロジェクト全体を把握できる工程表を作成する。
マイルストンや各フェーズのつながりを明記する。
・中日程：
週次単位で進捗を把握できる粒度の工程表を作成する。
・詳細日程：
日次レベルで進捗を把握できる工程表を作成する。
各タスクと進捗度合いを把握できるようにWBSとガントチャートを用いて表現する。
スケジュール管理の手順
どのような手順でスケジュール管理を行うかを記載します。
例：
| スケジュール作成 | 大日程、中日程、詳細日程の工程表を作成する。 |
|---|---|
| 進捗管理 | 各種タスクの担当者またはリーダが日々進捗を登録する。
進捗管理は日別PV(計画値)やEV(実績値)累積値など客観的に評価できる手法を用いる。 計画と実績の進捗差異を把握する。 |
| 進捗報告 | 進捗報告書を作成し、各種会議にて報告する。
遅延がある場合はリカバリ計画も含めて報告する。 |
スケジュール管理指標
スケジュール作成を行う際の管理指標としては以下のようなものが挙げられます。
- タスク消化に必要な工数
- 進捗率
- ドキュメントページ数
- 機能数
- DBテーブル数
進捗の把握方法
進捗を管理する単位としては様々ありますが、人日単位(1人が1日働いた作業量)での管理をお勧めします。
人日換算における計画値をPV,実績値をEVとして進捗を把握します。
例：
- 作業開始実績日、作業終了実績日、作業進捗率（%）を設定する。
- 予定と実績よりタスク毎のPV(人日)、EV(人日)を計算する。
- 日別のPVとEVの累積値を集計して、進捗の推移を把握する。
- 進捗状況をもとにイナズマ線を引き進捗を見える化する。
- 予実差(EV-PV)が5人日以上となるタスクは遅延対策を検討する。
遅延発生時のリカバリ方針
遅延が発生した際のリカバリの方針を決めます。
例：
- 遅延の原因を特定し、影響するタスクを調査する
- 稼働増、クラッシング、ファストトラッキングなど対応を検討する
- なぜ遅延が発生したかの要因を分析し、同じ失敗を繰り返さないようにする
- 要因分析した結果をもとに、対策を実施する
コミュニケーション管理
コミュニケーション管理の考え方や対象を記載します。
コミュニケーション管理の考え方
コミュニケーションとは何かを明確にします。
例：
情報をタイミングを逃さずに適切な手段で相手に伝達すること。
- 情報：質問、進捗
- タイミング：即時、日時、週次、月次
- 手段：電話、メール、会議
- 相手：顧客、プロジェクトメンバー、上司
コミュニケーション管理の対象
コミュニケーション管理として何を管理するか、その対象を明確にします。
体制やプロジェクトメンバ一覧などもコミュニケーション管理の対象とします。
例：
- メンバー一覧：メンバ管理表、メーリングリスト管理表
- 進捗報告：内部進捗報告資料、外部進捗報告資料
- 会議体：会議の種類、打ち合わせ日程表
- 機器管理台帳：パートナーへの貸出機器台帳
- 課題管理表：内部課題管理表、外部質問管理表
情報管理
顧客から依頼されたシステムを作成する際は情報の管理を徹底しなければなりません。
どのように情報を管理するかを記載します。
例：
自社の情報管理規定に従い、情報を保護する。
- 情報セキュリティ規定
- 個人情報保護基準
- 対外接続機器に関する制限
構成管理
構成管理を行う目的、方針、ルールを記載します。
構成管理を行う目的
なぜ構成管理を行うのか、構成管理を行うとどのようなメリットがあるのかを記載します。
例：
以下を目的として構成管理を実施する。
- デグレ防止
- 納品物の整合性確保
- 不具合対応時の認識齟齬防止
構成管理方針
どのような思想で構成管理を実施するか、その方針を記載します。
例：
・設計書は版管理を行うためサブバージョンを導入する。
・顧客受領資料などは版数管理不要なため、別途用意したストレージで一括管理する。
・設計書に関する検討事項は、機能単位フォルダ配下に「検討資料」フォルダを作成して管理する。
構成管理ルール
構成管理を行う上で必要なルールを記載します。
例：
・サブバージョン登録時は以下のルールとする。
- サブバージョンのルートディレクトリは全メンバー共通でC:¥XXX¥XXXとする。
- 設計書名は頭に【設計】を付ける。
- コミット時は「担当名：対応内容」を明記する。
課題管理
課題管理の考え方、手順を記載します。
課題管理の考え方
どのように課題管理を行うのかを記載します。
例：
- 課題管理表を作成し、対応者、対応期限を明らかにすることで確実な課題の解決を図る。
- 週次の進捗会議の場で、課題の棚卸を実施する。
課題管理の手順
どのような手順で課題管理を行うのかを記載します。
例：
| 課題登録 | 課題を発見した者は課題管理表に登録する。 |
|---|---|
| 対応策の決定 | リーダーは課題の担当者と対応期限を設定する。
課題の対応策を検討する。 |
| 対応実施 | 対応内容と解決日を設定する。 |
プロジェクト実行計画書を作成した後にすべきこと
プロジェクト実行計画書を作成したら、必ず各チームリーダや主要メンバーに計画書の内容を説明するようにしてください。
プロジェクトの進め方は全員が正しく理解する必要があり、プロジェクト実行計画書はその元となります。
プロジェクト憲章とプロジェクト実行計画書の違い
このように思われる方も多いと思います。
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを始めるにあたり何をゴールとするか、どのようなステークホルダーがかかわっているか、いつまでに完了させる必要があるのかを記載するプロジェクトの企画書です。
一方、プロジェクト実行計画書は、プロジェクトのゴールを達成するまでにどのような手順で作業を実施するかを定めた計画書です。
このようにプロジェクト憲章とプロジェクト実行計画書の役割は明確に違うのです。
まとめ
今回は、プロジェクト実行計画書には何を記載すれば良いかを解説しました。
◆プロジェクト実行計画書とはプロジェクトのゴールまでの道筋を明確にするための計画書である。
◆プロジェクト実行計画書には下記を定義する。
- スコープ管理
- スケジュール管理
- コミュニケーション管理
- 情報管理
- 構成管理
- 課題管理
◆プロジェクト実行計画書は作成したらメンバーに説明する。
◆プロジェクト憲章は企画書、プロジェクト実行計画書は計画書。役割を正しく把握する。
では、今回はここまで。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
