一生懸命に説明しても、納得できていない顔をされたり、何度も質問をされたり、言ってることを要約されて「〇〇ということですか？」と聞き返されたりした経験はないでしょうか。
このような反応をされると自信を無くしてしまいますよね。
本記事の執筆者
ビジネスにおいて、自分が伝えようとしている内容が相手に正しく伝わらずボタンの掛け違いが発生すると後々大きな問題に発展します。
会社で評価されている人材は説明が上手な方ばかりです。
そこで当記事では、説明上手になりたいと思われている方に向けて、伝える力を向上させるためのトレーニング方法を解説します。
説明が上手な人の特徴は？
説明が上手な人は話しの目的が明確で相手に話しの流れをイメージさせる能力にたけています。
論理的で話の筋が通っており、複数の話題を行ったり来たりすることなく、相手の理解度に合わせて表現をかえることができています。
このような人たちは、次のポイントを明確にイメージしています。
- 相手に何を伝えたいのか
- 伝えた後に相手にどのようなアクションをとってもらいたいか
伝えることが苦手だと感じている方もトレーニングを積めばすぐに説明上手になることができますので諦めないでください。
説明上手になるための6つのトレーニング方法
雑談での話し方と、ビジネスでの話し方は別物です。
出来ると言われるビジネスマンは時間を大切にしています。そのため、上司などへの報告や説明の際には相手が知りたいことを的確かつ簡潔に伝える必要があります。
そのための方法として次の6の方法を解説します。
- PREP法を利用する
- 声のトーンを相手に合わせる
- 都度相手の疑問を解消する
- 相手の状況をみて違う言い回しで説明する
- 論点を絞って話す
- 抽象化と具体化を利用する
PREP法を利用する
PREP法とは結論から先に伝え、理由、具体例を説明した後、再度結論でしめる方法です。
これを意識するだけでも、相手に何を伝えたいのかが的確にそして論理的に伝えることができるようになります。
- Point(主張/結論)
- Reason(理由)
- Example(具体例)
- Point(主張/結論）
主張：上司に報告する際は結論から述べるべきです。
理由：なぜなら話のゴールが見えることで、上司に重要なポイントを想像させ次のアクションへつなげやすくなるからです。
具体例：例えばシステム不具合が発生した場合、原因や解決方法から話始め最後に結論としてユーザに多大な影響があることを伝えると、「なぜそれを早く言わない。クライアントに一報入れる方が先決だ！」と叱られるかもしれません。
主張：そのため、報告する際は「何が起きてどういった影響があるか」という結論を最初に伝えることが大切です。
声のトーンを相手に合わせる
そんな簡単な方法で良いのと思われるかもしれませんが、その簡単な方法が以外と実行できないものです。
人間は自分と同じリズムで話す人の言うことはストレスなく耳に入ってきます。
これはミラーリングと言われる手法で、声のトーン以外にも口癖や身振り手振りを程よく合わせることで相手は安心感を覚え、こちらの話に耳を傾けてくれるようになります。
都度相手の疑問を解消する
相手の話しを聞いている途中で疑問が浮かぶとそのことが気になり、その後に続く言葉が入ってこないという経験はありませんか？
一度に多くの情報を抱え込むと頭の中で処理が追い付かなくなります。話の内容に疑問があればなおさら理解が進まなくなります。
そのため、話をする際には要所で質問が無いか確認し、相手の疑問を吐き出させるようにしましょう。
そうすることで、その後の話も聞いてもらいやすくなります。
相手の状況をみて違う言い回しで説明する
相手が納得できていない顔をしたら、すかさず別の言い回しでより簡単に説明するように心がけましょう。
相手が自分の話を理解してないなと思ったら、伝わるように再度同じ言葉を言ってくれる人がいます。しかし本当に「同じ言葉」を繰り返すだけの場合があります。
相手はその言い回しで理解できてないので、同じ言葉を繰り返されても理解できません。違う言い回しでより簡単な言葉をチョイスして伝えなおすように心がけてください。
論点を絞って話す
「〇〇の件はどうなった？」と質問された場合、それに対する答えのみを説明するようにしてください。
話し出したらここぞとばかりに違う話題も含めて報告していないでしょうか。
相手は質問の回答を受けてさらに踏み込んだ質問を用意していたかもしれません。それに対して違う話題も報告すると、話が発散していく原因となります。質問には論点を絞って回答するようにしてください。
違う話しに行く場合は、相手の許可を取ってから話すようにしましょう。
抽象化と具体化を利用する
PREP法で説明した”R:理由”と”E：具体例”も抽象化と具体化に当てはまります。
初めに抽象化した内容を伝え漠然とした全体像を伝えます。その後に、具体例を伝えることで、抽象的に伝えた内容をはっきりとイメージさせることができます。
そうすることで、「全体から細部」という構造になり話がより伝わるようになります。
相手の状況を見て「〇〇のようなもの」というように違う言い回しを用いたり、「共通して言えることはXX」のように補足説明をつけたりする行為も「抽象化」を用いています。
おすすめの書籍3選
著者がおすすめする書籍を3つ紹介します。
どの本にも共通して言えることは「相手を思う」ことです。相手が知りたいことを的確に伝えるための方法が記載されている良書ばかりです。
おすすめの書籍：1冊目
1冊目は「バナナの魅力を100文字で伝えてください 誰でも身につく36の伝わる方法(著者：柿内尚文)」です。
伝えるではなく「伝わる」ことが重要である。著書はこの一言に尽きます。
伝わるための技術を余すことなく紹介されています。著書の中に伝わるための技術をふんだんに盛り込んであるため、ストレートに著者が言いたいことが伝わってくる一冊です。
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おすすめの書籍：2冊目
2冊目は「伝え方が9割(著者：佐々木圭一)」です。
「自分の頭の中をそのまま言葉にしない」などYESを引き出すための基本を3ステップで解説してあります。また、話をする際には相手のメリットを考えることが重要ですが、このメリットの切り口を7つに分けて解説されています。
サプライズ法やギャップ法など「伝わる言葉の作り方」が身に付く一冊です。
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おすすめの書籍：3冊目
3冊目は「1分で話せ(著者：伊藤羊一)」です。
1分で話をまとめることで本当に言いたいことだけが伝わるようになります。1分でまとめることができない人は何分あっても相手に要点を伝えることができません。
また、人間は左脳と右脳で用途が異なります。根拠や事実を用いてロジカルに説明することで相手の左脳に訴えかけ、写真や動画などのビジュアルを見せたり、例え話をすることで相手の右脳に訴えかけます。
相手の脳を刺激する技術が詰まった一冊です。
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まとめ
説明が上手な人は次のポイントを明確にイメージしています。
- 相手に何を伝えたいのか
- 伝えた後に相手にどのようなアクションをとってもらいたいか
この2点は的確かつ簡潔に伝えるための前提事項となります。
的確かつ簡潔に伝える方法として次の6の方法があります。
- PREP法を利用する
- 声のトーンを相手に合わせる
- 都度相手の疑問を解消する
- 相手の状況をみて違う言い回しで説明する
- 論点を絞って話す
- 抽象化と具体化を利用する
普段の会話でこれらの方法を意識するようにして説明上手になってください。
本記事の執筆者
プロジェクトマネージャーに求められるスキルは奥が深いです。
どのようなスキルを優先して伸ばしていくか戦略的に検討しましょう。
今回はここまで。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
